Специфікація робіт (SoW) — це складний документ, який потребує зосередженості та уваги до деталей. Не дивно що його підготовка займає до 3-х годин, особливо якщо робити вручну. Автоматизація скорочує необхідний час до 80%, забезпечуючи відповідність вимогам і мінімізуючи участь юристів.
Документ готується за допомоги відповідей на прості запитання. Відповіді автоматично додаються в попередньо схвалений шаблон. Після заповнення всіх даних, документ надсилається контрагенту на електронний підпис. Готово!
Текст про застосовне законодавство та підписанти компанії можуть змінюватися в залежності від сфери діяльності, особливо якщо ви працюєте не в одній. Стандартизована мова дозволяє створювати відповідні положення для різних сфер одночасно.
Замість того, щоб витрачати години, ви можете створювати SoW за лічені хвилини. Наша система на основі штучного інтелекту заповнить усі прогалини в попередньо схваленому шаблоні, скоротивши час написання до декількох хвилин.
Компанії втрачають дохід через штрафи, пені, неналежне відстеження виконання обов’язків, прострочені терміни та інші помилки. Чим більше часу витрачається на документ, тим дорожче він коштує. Автоматизація може скоротити операційні витрати на управління контрактами до 30%.
Підписання контрактів – це лише початок чергового етапу життєвого циклу контракту. Вкрай важливо ретельно керувати та виконувати договірні зобов’язання, в іншому випадку, це буде дорого коштувати. Автоматизовані робочі процеси дають кожному члену команди чітке бачення основних етапів і очікуваних результатів.
Як визначити, де ваш процес обробки SoW потребує вдосконалення
SoW потребує уваги до деталей. Оскільки багато чого має бути зазначено, легко пропустити щось під час підготовки чи обговорення контракту. Наприклад, якщо ви не можете знайти критерії прийняття роботи – щось пішло не так.
Виловлюючи мільйони дрібних деталей у документах, розкиданих по усіх усюдах, майже неможливо знайти те, що потрібно.
Юридичний відділ повинен перевіряти всі деталі контракту щоразу, коли він готується. Ці численні перевірки призводять до поганого клієнтського досвіду та втрати потенційного доходу.
Провайдер послуг може не розуміти ваших потреб, так як ви. Без стандартизованої мови деякі речі можуть бути викладені нечітко. Тож, якщо менеджери описують зобов’язання по-різному, то деякі з них можуть бути неясними і, як наслідок, не виконаними.
Під час ручного копіювання ви ризикуєте ввести дані неправильно. А в SoW навіть найменша помилка може сильно вам нашкодити.
Так може виглядати ваш автоматизований процес обробки NDA
Наша демо займає близько 57 секунд, після ви отримаєте ідеальний NDA. Так само швидко ви зможете готувати всі свої документи
AXDRAFT автоматизує все для вас самостійно. Але яке б програмне забезпечення ви не обрали, ця інструкція допоможе вам з автоматизацією SoW
Визначте, які частини документа будуть змінюватись, наприклад формулювання і запитання, на які вони відповідають. Це може бути мова документа, зміни в різних розділах залежно від потреб (обсяг робіт, тип послуг, плата за послуги, тип витрат, додатки, що застосовуються, тощо).
Визначте, хто буде готувати SoW і хто затверджуватиме шаблон запитань і відповідей для заповнення деталей контракту. Завдяки автоматизації SoW, неюридичні відділи, можуть самі обробляти SoW без жодних ризиків.
Бувають випадки, коли потрібно звернутися до юриста. Наприклад, клієнт може мати коментарі або запитання, на які він хоче отримати відповідь перед підписанням. В такому випадку, SoW надсилається юристу. Після обговорень та уточнень клієнт пропонує зміни. Коли обидві сторони досягають згоди, SoW підписується. За певних умов, SоW також може бути надіслано на зовнішню перевірку, бухгалтеру або керівництву.
Маючи бібліотеку положень, ви зможете легко міняти пункти в документах просто клацнувши мишкою. Це не тільки допоможе вам швидше переглядати документи, а й забезпечить дотримання всіх вимог.
Навіть прості договори, якщо складені неякісно, можуть істотно нашкодити вашій компанії. Цей посібник підкаже, що вам потрібно знати та як уникнути поширених помилок.
Найважливіші функції, в програмному забезпеченні для автоматизації SoW
Зберігаючи документи в одному місці, вони завжди доступні для ваших співробітників. Також ви можете не сумніватися, що співробітники завжди використовують актуальні версії.
Для компаній важливо мати можливість одночасно працювати над документами. Спільна робота над документами з кількома людьми в режимі реального часу значно прискорює переговори та покращує контроль версій.
Коли потрібно відстежувати зобов’язання та бути в курсі всіх етапів, нагадування можуть стати в нагоді. З настроюваними інформаційними панелями ви не пропустите жодної важливої дати.
Робота із зовнішніми підрядниками передбачає обмін інформацією. Ви не завжди можете бути певні в безпеці цих даних. Однак програмне забезпечення із контролем доступу гарантує, що дані доступні лише авторизованим користувачам.
ЧАСТІ ПИТАННЯ
Специфікація робіт (SoW) — це юридично обов’язковий документ, який визначає аспекти управління робочим проєктом. Це опис завдань, в якому вказано обсяг роботи, очікувані результати, часові рамки та критерії прийняття.
Технічне завдання використовується, коли зовнішні підрядники або співробітники працюють із вашою командою. Це також цінний інструмент, який продавці та постачальники можуть використовувати для оцінки вартості робіт та подання заявки на винагороду. SoW не є окремим контрактом, його часто використовують у поєднанні із запитами на пропозиції та генеральними угодами про надання послуг (MSA).
Отримайте максимум від життєвого циклу контракту
Стільки AXDRAFT CLM допомагає вам заощадити з розрахунку на кожні 1,200 контрактів щорічно
Розвивайте бізнес швидше з автоматизованими процесами
Автоматизовані контракти — це нова реальність юридичних відділів. Оптимізація робочих процесів допоможе скоротити рутину та укладати угоди швидше.
AXDRAFT простий у використанні та допомагає швидко створювати документи. Його можна повністю налаштувати, а клієнтська підтримка надзвичайно оперативна. Це дозволяє нашим адвокатам бути продуктивнішими та менше потребувати помічника юриста для підготовки документів щодо планування спадщини, заяв про спадщину та пов’язаних документів.
Коли документи містять масу деталей, значно зручніше використовувати шаблони на основі запитань і відповідей.
Про AXDRAFT / Посібник
Все, що вам потрібно знати про AXDRAFT! Автоматизуйте процес у вашій компанії.
Отримати мій примірник
Блог / Контракти: Основне
Дізнайтеся про необхідні елементи, структуру та вимоги до SoW. Навчіться створювати ідеальний документ, щоб уберегти себе від потенційних проблем із проєктом.
Читати блог
Блог / Управління контрактами
Контракти служать юридичним керівництвом для сторін, визначаючи їхні права та обов’язки. Однак управління контрактами – завдання не з легких, адже можуть виникнути непорозуміння. Ефективне відстеження зобов’язань зменшує цей ризик, одночасно сприяючи побудові співпраці.
Читати блогСкладні контракти? Зробіть їх простими
Будь ласка, залиште свій робочий email. Ми зв’яжемося з вами якомога швидше, щоб домовитися про демо
